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Anforderungen an die Rechnungsnummer – was man beachten muss

Wichtiges zur Rech­nungsnummer

Das Umsatzsteuergesetz § 14 UStG schreibt vor, dass eine Rechnung eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) enthalten muss.“ Besonders Existenzgründer und Kleinunternehmer, die zu Beginn nur wenige Rechnungen zu schreiben haben, befürchten mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer die geringe Anzahl geschriebener Rechnungen bekannt machen zu müssen. Ob nun ausgerechnet eine geringe Zahl von Rechnungen auf eine schlechte Auftragslage schließen lässt, sei einmal dahingestellt: So kann ein Handwerker, der einem Privatkunden im März eine geringfügige Rechnung mit der Nummer 13-2011 und im September eine mit der Nummer 26-2011 schickt, zwischenzeitlich  ja tatsächlich zwei komplette Neubauten abgerechnet haben. Ob sich die Kunden allerdings wirklich für solche Feinheiten interessieren, ist die Frage.

Rechnungsnummer auf Datumsbasis

Wenn Sie nur einige wenige Rechnungen schreiben und auf möglichst einfache Art und Weise einmalige Rechnungsnummern erzeugen wollen,  empfiehlt sich folgendes System:

Nutzen Sie das Datum als Basis der Zahlenfolge – wenn erforderlich auch in Verbindung mit einer laufenden Nummer des jeweiligen Tages, z. B. JJJJ-MM-TT-##. Aus der einmaligen Rechnungsnummer 2012/03/06-01 kann selbst ein noch so neugieriger Kunde bestenfalls ablesen, dass es sich hier um die erste Rechnung handelt, die am 6. März 2012 geschrieben wurde.

Die Sorge, sich durch die Vorschrift ungewollt als Anfänger outen zu müssen, ist allerspätestens seit der „Rundverfügung“ der Oberfinanzdirektion Koblenz unberechtigt. Im Auftrag der Finanzbehörden von Bund und Länder, also mit bundesweiter Geltung, hat die Oberfinanzdirektion ein für alle Mal richtig gestellt, dass …

„…keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend“ erforderlich ist. Demnach geht es einzig und allein um die „Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer“. Die Einmaligkeit reicht den Finanzämtern daher vollauf, um den ungerechtfertigten Vorsteuerabzug abzuwenden.

Seit 01.11.2010 gilt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, der die bisherigen Umsatzsteuerrichtlinien ablöst. Hier ist nun im Abschnitt 14.5 Abs.10 Satz 4 der Sachverhalt wie folgt geregelt: „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“

Ich hoffe, dieser Beitrag hat Ihnen geholfen. Bis zum nächsten Mal!

Ihre

Schreibservice Manuela Möckel

Bildquelle: Wikipedia

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