Zeitspartipps für Selbstständige und Freiberufler

Heute erhalten Sie viele Tipps, wie Sie als Selbstständiger oder Freiberufler Zeit sparen können. Seit meiner Selbständigkeit weiß ich, wie wichtig es ist, seinen Arbeitsalltag gut zu planen. Ich hoffe, dass meine Tipps Ihnen helfen werden, besser mit Ihrer Zeit umzugehen. Dafür können Sie viel tun.

Als Selbstständiger haben Sie einen bestimmten Stundensatz für Ihre Arbeit. Jede „Zeitverschwendung“ ist also auch Geldverschwendung, weil Ihnen in dieser Zeit Einkommen entgeht. Wenn Sie die Verwendung Ihrer Arbeitszeit unter diesem Aspekt betrachten, werden Sie Ihre Zeit automatisch besser nutzen.

Finden Sie heraus, für welche Tätigkeiten Sie die meiste Zeit aufwenden. Bei diesen Tätigkeiten lässt sich auch die meiste Zeit sparen. Überlegen Sie daher, wie Sie diese Dinge schneller und effizienter ausführen können.

Planen Sie immer schriftlich! Nur dann können Sie sicher sein, nichts zu vergessen und Sie haben den Kopf frei für Ihre Arbeit.
Trennen Sie Privates und Berufliches. Wenn Sie bei der Arbeit sind, dann verzichten Sie auf persönliche Telefonate und andere Ablenkungen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit, abends ist genug Zeit für Ihr Privatleben.
Erledigen Sie alle Aufgaben, für die Sie weniger als 3 Minuten benötigen werden, sofort. Es würde genauso lange dauern, diese Aufgaben in Ihre To-Do-Liste aufzunehmen.
Schreiben Sie alle Aufgaben auf, sobald Sie Ihnen einfallen. Sie vermeiden so, lange überlegen zu müssen, wenn Sie im Hinterkopf haben, dass Sie noch etwas Wichtiges erledigen müssen.
Schreiben Sie nicht zu große Aufgaben auf Ihre To-Do-Liste, sondern kleine Teilaufgaben – Schritt für Schritt. Sonst können Sie nicht abschätzen, wie viel Zeitaufwand die Aufgaben benötigen.
Fassen Sie die Aufgaben in Ihrer To-Do-Liste in Kategorien zusammen, die angeben, was getan werden muss oder welche Hilfsmittel Sie benötigen. Beispiele: Telefonieren, am Computer, zu Hause, Besorgungen.
Gute Vorbereitung ist ein wichtiger Schritt zum Ziel. Sparen Sie nicht Zeit bei der Vorbereitung von Aufgaben, Terminen und Aktivitäten.
Legen Sie sich für wiederkehrende Abläufe Checklisten an, z. B. für Vorbereitungen vor einer Geschäftsreise oder für die einzelnen Schritte, die Sie am Ende des Monats für Ihre Buchführung und die Umsatzsteuervoranmeldung tun müssen.
Fassen Sie gleiche Aufgaben zu Blöcken zusammen. Beantworten Sie Ihre Post zu bestimmten Zeiten, machen Sie nur einmal im Monat Buchführung etc.
Teilen Sie große Aufgaben in einzelne Schritte auf. Das ist nicht nur gut für die Motivation, sondern gibt Ihnen auch die Möglichkeit, kleinere Zeiteinheiten sinnvoll dafür zu nutzen, Ihre Ziele zu erreichen.
Versuchen Sie, Aufgaben und Projekte schon vor dem vereinbarten Endtermin zu beenden. So haben Sie immer genug Zeit, falls etwas schiefgeht.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20 % des Aufwands 80 % der Ergebnisse bringen. Finden Sie die 20 % in Ihrem Job, die den größten Erfolg bringen.
Machen Sie sich den Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben bewusst. Verwenden Sie so viel Zeit für die wichtigen Aufgaben wie möglich. Das steigert Ihren Erfolg und verhindert Krisen.
Setzen Sie die richtigen Prioritäten, um Ihre Zeit nicht mit Unwichtigem zu vertun. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach folgenden Prioritäten: 1. wichtig und dringend – 2. wichtig, aber nicht dringend – 3. nicht wichtig, aber dringend – 4. nicht wichtig und nicht dringend. Arbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge ab.
Wie viele Fachzeitschriften lesen Sie eigentlich? Vielleicht ist es sinnvoller, sich über den Inhalt im Internet zu informieren und die Zeitschriften nur noch dann zu lesen, wenn etwas für Sie Relevantes drinsteht.
Sagen Sie einfach mal „Nein“ und verzichten Sie darauf, Dinge zu tun, die Sie eigentlich nicht tun möchten.
Planen Sie konsequent und regelmäßig Ihre Zeit. 10 Minuten Planung können Ihnen eine Stunde Zeit ersparen.
Wenn Sie nicht gerade als Versicherungsmakler jede Menge Kundentermine pro Tag haben, machen Sie Ihre Planung wochenweise. Bei der Wochenplanung können Sie langfristige Ziele einplanen und entgehen der Falle, nur auf Dringendes zu reagieren. Bevor Sie Ihre Wochenplanung machen, überprüfen Sie, was Sie in der vergangenen Woche erreicht haben und ob Sie Ihren Plan eingehalten haben. Falls nicht, überlegen Sie, woran das gelegen hat, um Ihre Planung immer weiter verbessern zu können.
Beziehen Sie bei der Wochenplanung Ihre Jahresziele ein. Setzen Sie sich Meilensteine für die Woche und planen Sie die entsprechenden Aktivitäten ein.
Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit für verschiedene Aufträge. So können Sie bei ähnlichen Aufträgen den Zeitaufwand besser schätzen.
Finden Sie heraus, wann Ihre leistungsstärksten Zeiten sind, und legen Sie die wichtigsten Aufgaben in diesen Zeitraum.
Verplanen Sie höchstens 60 % Ihrer Zeit, um genug Zeit für Unvorhergesehenes zu haben.
Legen Sie für regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten generelle Termine fest, z. B. Marketing am Montag, Buchführung immer am ersten Freitag im Monat etc.
Legen Sie jeden Tag eine bestimmte Zeit fest, in der Sie unangenehme Tätigkeiten erledigen. Wenn Sie konzentriert 15 Minuten diese Aufgaben angehen, können Sie erstaunlich viel schaffen.
Legen Sie regelmäßige Arbeitszeiten fest, in denen Sie für Ihre Kunden zu erreichen sind. Halten Sie sich an diese Zeiten, dann werden sich auch Ihre Kunden daran halten. Und sie werden Verständnis haben, dass Sie außerhalb dieser Zeit nicht erreichbar sind.
Planen Sie jeden Tag eine stille Stunde ein, in der Sie ohne Unterbrechungen arbeiten können. Das können Sie z. B. auch zu Hause vor dem Frühstück machen, wenn das die einzige Zeit ist, in der das Telefon klingelt. Oder stellen Sie während des Tages den Anrufbeantworter an. Wenn Sie einen Kundentermin haben, sind Sie schließlich auch nicht zu erreichen. Ihre Kunden werden das verstehen.
Sorgen Sie dafür, dass alle benötigten Arbeitsutensilien griffbereit in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes zu finden sind. Ersetzen Sie Utensilien, die nicht mehr einwandfrei funktionieren.
Kaufen Sie Ihren Bürobedarf nicht im Büromarkt, sondern nutzen Sie einen Versand-handel. Nutzen Sie auch sonst die Möglichkeiten des Internets, z. B. mit Online-Banking. Jeder Gang zur Bank kostet Sie Geld.
Schaffen Sie sich ein Notizbuch an, das Sie für alle Besprechungen benutzen. Legen Sie es offen neben das Telefon, damit Sie sofort etwas zu schreiben haben. Markieren Sie Ihre Notizen mit Datum. Wenn Sie konsequent alles in Ihr Notizbuch schreiben, werden Sie keine Zeit mehr mit dem Suchen von Zetteln verschwenden.
Ist Ihre Ablage gut organisiert? Ihr System sollte einfach und übersichtlich sein, damit Sie es konsequent nutzen und Ihre Dokumente in kürzester Zeit finden.
Eine Hängeregistratur ist eine gute Methode, um die Ablage zu vereinfachen und so Zeit zu sparen. Kaufen Sie sich Hängemappen, die oben offen sind, und in die Sie Ihre Unterlagen wie in eine Tasche hineinschieben. Sie müssen so bei der Ablage die entsprechenden Mappen nicht mal aus dem Ständer nehmen.
Aktualisieren Sie Ihre Akten laufend: Wenn Sie eine Akte benutzen, überprüfen Sie schnell, ob Sie etwas aussortieren können, bevor Sie diese wieder ins Regal stellen. Das geht schneller, als von Zeit zu Zeit eine große Sortier-Aktion zu starten.
Versehen Sie Ordner, die Sie archivieren, mit einem „Verfalldatum“. Wenn Sie dann einmal pro Jahr Ihr Archiv sortieren, können Sie die entsprechenden Ordner einfach entsorgen, ohne noch einmal den Inhalt prüfen zu müssen.
Lernen Sie, Ihre technischen Geräte zu beherrschen und optimal zu nutzen. Kennen Sie sich z. B. mit den Tastaturkürzeln für Word aus? Denken Sie auch darüber nach, welche Geräte Ihnen wirklich einen Vorteil bringen und welche eigentlich nur sinnloser Spielkram sind.
Erstellen Sie für alle oft benötigten Schriftstücke Vorlagen. Das ist nicht nur für Rechnungen und Angebote sinnvoll, sondern auch für Briefe an das Finanzamt und wiederkehrende Kunden- anfragen. Auch für E-Mails lassen sich Vorlagen erstellen, indem Sie die Nachricht als Entwurf speichern.
Überlegen Sie, ob ein Diktiergerät nützlich sein könnte. Vielleicht haben Sie auch ein Mobiltelefon oder einen MP3-Stick, der diese Funktion erfüllt, ohne dass Sie sich dessen bewusst sind?
Wenn Sie sich entscheiden müssen zwischen einem Zeitplanbuch oder einem elektronischen Zeitplansystem, dann lautet mein Rat: Nehmen Sie das, was Ihnen am meisten Spaß macht. Wenn Sie Freude an technischem Spielzeug haben, dann kaufen Sie sich einen PDA. Sie mögen edle Schreibgeräte, dann ist ein schönes Zeitplanbuch das Richtige für Sie. Sie werden Ihr Planungssystem nur dann regelmäßig benutzen, wenn Sie es mögen.
Entwickeln Sie Routine in den Dingen, die Sie immer wieder tun müssen. Das spart Zeit und Stress, denn Sie werden diese Dinge irgendwann wie im Schlaf erledigen können.
Beenden Sie Ihre Aufgaben, bevor Sie etwas Neues beginnen. Sonst verzetteln Sie sich leicht und die Arbeit dauert länger.
Erledigen Sie prinzipiell unangenehme Aufgaben so bald wie möglich. Wenn sie erst anfangen, sie vor sich herzuschieben, werden Sie immer unmotivierter und die Erledigung braucht viel länger.
Es gibt Menschen, die mehrere Dinge auf einmal tun können. Wenn die Qualität der Arbeit nicht darunter leidet, ist das eine gute Möglichkeit Zeit zu sparen. Manchen Menschen wiederum fällt es sehr schwer, sich auf zwei verschiedene Dinge gleichzeitig zu konzentrieren. Wenn Sie dazu gehören, dann sollten Sie immer nur eine Aufgabe nach der anderen erledigen.
Gewöhnen Sie sich an, Ihren Schreibtisch möglichst leer zu halten. Denn Chaos auf dem Schreibtisch bedeutet unkonzentriertes Arbeiten.
Nehmen Sie jedes Blatt Papier möglichst nur einmal in die Hand und entscheiden Sie sofort, was damit zu geschehen hat.
Nutzen Sie Wartezeiten sinnvoll. Nehmen Sie sich z. B. einen Fachartikel mit, welchen Sie noch lesen wollen oder aktualisieren Sie Ihr Zeitplanbuch.
Lernen Sie schnelle Entspannungsmethoden, z. B. Autogenes Training, und sorgen Sie dafür, dass Stress gar nicht erst aufkommt.
Vergessen Sie die Pausen nicht. Denn die Konzentration lässt nach spätestens 90 Minuten nach. Pausen sind nicht vertrödelte Zeit, sondern gewonnene, weil Sie hinterher umso besser und schneller weiterarbeiten können.
Sorgen Sie für einen Ausgleich zum Beruf. Machen Sie Sport und gehen Sie an die frische Luft. Gerade als Einzelunternehmer müssen Sie gesund und fit bleiben, um leistungsfähig zu sein.
Überlegen Sie sich vor Besprechungen oder Telefonaten, was Sie erreichen wollen. Wenn Sie das gewünschte Ergebnis vor Augen haben, werden Sie wesentlich fokussierter vorgehen und können Besprechungszeiten minimieren.
Hören Sie aktiv zu und fassen Sie noch einmal zusammen, was Ihr Gegenüber gesagt hat, um Missverständnisse zu vermeiden. Gerade bei Kundengesprächen können Sie so Zeit sparen.
Erstellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm Verteilerlisten, wenn Sie immer wieder E-Mails an die gleiche Gruppe von Leuten schicken müssen. So ersparen Sie es sich, jedes Mal wieder die entsprechenden Adressen herauszusuchen.
Nutzen Sie den Regelassistenten in Ihrem E-Mail-Programm, um eingehende E-Mails automatisch in den richtigen Ordner zu sortieren.
Wenn Sie in einer Bürogemeinschaft arbeiten und ständig unangemeldete Besucher zum Plaudern kommen, kann das viel Zeit kosten. Bieten Sie Ihren Besuchern keinen Stuhl an, sondern stehen Sie auf und wechseln Sie im Stehen ein paar Worte. Fragen Sie Ihren Besucher, was Sie für ihn tun können und geben Sie zu verstehen, dass Sie im Zeitdruck sind. Verabreden Sie sich lieber für das Mittagessen, als sich bei der Arbeit unterbrechen zu lassen.
E-Mails können Ihnen helfen Zeit zu sparen, weil Sie nicht davon abhängig sind, ob der Empfänger der Nachricht gerade zu erreichen ist. Gewöhnen Sie sich an, so viel wie möglich per E-Mail zu erledigen, dann werden das wahrscheinlich auch Ihre Geschäftspartner tun. So können Sie auch für sich selbst Störungen durch das Telefon vermeiden.
Wenn das Telefon klingelt und Sie im Zeitdruck sind, sagen Sie dem Anrufer schon am Anfang des Telefonats, dass Sie nur wenig Zeit haben. So kommen Sie schneller zum eigentlichen Thema des Telefonats und müssen das Telefonat nicht unhöflich beenden.
Wenn Sie mehrere Dinge in einem Telefonat klären möchten, machen Sie sich vorher Stichpunkte.
Nutzen Sie Kurznachrichten, statt einen Brief zu schreiben oder schreiben Sie Ihre Antwort auf den ursprünglichen Brief und senden Sie diesen per Fax oder Post zurück. So ersparen Sie sich lange Formulierungen.
Erstellen Sie auf Ihrer Internetseite eine Rubrik FAQ (Frequently Asked Questions = Häufig gestellte Fragen). Dort können Sie auf typische Kundenanfragen eingehen und ersparen sich so u. U. viele Telefonate und E-Mails.
Seien Sie ehrlich, wenn Sie Termine nicht einhalten können. Es bringt Ihnen mehr, einen Auftrag abzulehnen oder ehrlich zu sagen, dass Sie ihn erst in der kommenden Woche erledigen können, als womöglich mehrere Aufträge schlampig zu erledigen.
Wenn Sie von Kunden für Ihre Aufträge normalerweise ein schriftliches Briefing erhalten, dann entwerfen Sie ein Formular mit allen Informationen, die Sie benötigen. Stellen Sie dieses Formular Ihren Kunden als Word-Vorlage zur Verfügung. Die Kunden füllen diese nur noch aus und Sie ersparen sich unnötige Nachfragen. Das wird auch Ihre Kunden begeistern.
Networking wird immer wichtiger. Überlegen Sie aber, ob sich der Zeitaufwand dafür lohnt. Wenn Sie nicht zu Ihrer eigentlichen Arbeit kommen, sollten Sie Ihre Networking-Aktivitäten einschränken. Auch wenn diese nicht die gewünschten Erfolge erzielen, sollten Sie Ihr Engagement überdenken.
Legen Sie sich Besprechungsnotizen für jeden Kunden oder Lieferanten an. Wenn Sie mit diesen telefonieren oder diese treffen, besprechen Sie alles, was Sie dort aufgeschrieben haben.
Ersparen Sie sich unnötige Fehler, indem Sie sich weiterbilden. Es gibt zu allen erdenklichen Themen Bücher, Internetseiten und Seminare.
Nutzen Sie (kostenlose) E-Mail-Newsletter, um sich schnell und einfach auf dem Laufenden zu halten. Newsletter finden Sie zu den verschiedensten Themen. Der Vorteil: Die meisten sind relativ kurz und damit schnell gelesen. Dafür erscheinen sie meist öfter als Fachzeitschriften.
Eine Zeit sparende Möglichkeit zu lernen sind Online-Workshops. Denn Sie können sich Ihre Zeit selbst einteilen und müssen sich weder für das Seminar freinehmen noch eine lange Anfahrtszeit in Kauf nehmen.
Fragen Sie sich bei allen Aufgaben, ob Sie diese nicht noch effizienter gestalten können. Versuchen Sie immer, sich weiter zu verbessern.
Tauschen Sie sich mit anderen Selbstständigen aus, um zu erfahren, wie diese bestimmte Aufgaben erledigen. Je besser Sie eine Sache beherrschen, desto schneller können Sie diese erledigen.
Lernen Sie Speed Reading, um Fachzeitschriften, Kundenbriefe etc. schneller und effizienter lesen zu können.
Nutzen Sie Zeit im Auto dafür, sich mit Hörbüchern oder Audio-Workshops weiterzubilden.
Wenn Sie sich weiterbilden, dann fragen Sie sich zunächst immer, was Sie genau lernen möchten. Dadurch können Sie zielgerichteter vorgehen und sparen Zeit.

Fangen Sie am besten heute an, diese Tipps in die Praxis umzusetzen. Ich hoffe, diese Tipps haben Ihnen gefallen und Ihnen neue Ideen gegeben, wie Sie Zeit sparen können. Wenn etwas gut funktioniert, dann ändern Sie es nicht. Bleiben Sie bei Dingen, die sich bewährt haben.

Sie benötigen Hilfe? Nehmen Sie doch einfach Kontakt zu uns auf! Wir helfen Ihnen gern weiter.

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