Erfolgreiche Geschäftsbriefe schreiben

Erfolgreiche Geschäftsbriefe und auch E-Mails sind die Visitenkarte Ihrer Firma nach innen und außen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen beim Vorbereiten und Formulieren:

1. Planung ist der halbe Erfolg

Stellen Sie sich vor dem Schreiben nachfolgende Fragen: Wer ist eigentlich mein Leser bzw. meine Leserin? Was interessiert und beschäftigt den Leser? Was will ich beim Leser bewirken? Welchen (Mehr-)wert kann ich dem Empfänger bieten?

2. Fassen Sie sich kurz

Sagen Sie dem Leser ganz klar, was Sie von ihm wollen. Fassen Sie sich kurz und knapp. Optimal ist ein einseitiger Brief. Falls Sie aber doch mehr Platz benötigen, geben Sie bitte Acht darauf, dass auf der zweiten Seite möglichst noch ein Absatz steht.

3. Einen aussagekräftigen Betreff wählen

Die Begriffe „Betreff“ oder „Betrifft“ haben schon längst ausgedient, nur die Betreffzeile ist geblieben. Dort bringen Sie die wichtigste Nachricht unter – so weiß der Empfänger gleich, worum es geht. Beispiele: „Neu: Alles über …“ oder „So kommen Sie günstig zur Messe!“

4. Sprechen Sie Ihre Empfänger direkt und persönlich an

Die meisten Briefe beginnen mit „Sehr geehrter Herr Schmidt!“ oder auch „Sehr geehrte Damen und Herren“. Warum schreiben Sie nicht einfach: Liebe Frau Schmidt, Guten Tag Herr Schmidt oder Hallo Frau Schmidt?

5. Schaffen Sie eine freundliche Atmosphäre

Bei einem Gespräch geben Sie Ihrem Gegenüber am Anfang und am Ende die Hand und schaffen so eine freundliche Atmosphäre. Das sollte auch für die Briefe gelten. Schreiben Sie persönlich und heben Sie sich somit von der Konkurrenz ab – zum Beispiel mit einem netten Einstieg oder einer originellen Grußformel am Schluss.

• Der Einstieg: Ein vielfacher Einstieg ist: „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom … teilen wir Ihnen mit…“ Schreiben Sie doch stattdessen: Sie haben uns am … geschrieben. Herzlichen Dank! oder auch Gerne senden wir Ihnen mit diesem Brief…
• Der Ausstieg: Beenden Sie Ihren Brief nicht „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“. Nutzen Sie die Grußformel für einen persönlichen Ausstieg. Beispiele: Herzliche Grüße; Sonnige Grüße; Schöne Grüße aus der Davidgasse / aus Berlin / aus dem Büro; Schöne Grüße in die Wichtelgasse / nach Berlin…; Ein schönes Wochenende; Bis demnächst. Weitere Beispiele finden Sie in diesem Artikel.

6. Schreiben Sie so, wie sie sprechen

Schreiben Sie Ihre Briefe in einem freundlichen Ton. Stellen Sie sich einfach vor, dass Sie Ihrer Leserin oder ihrem Leser gegenüber sitzen.

Statt: Wir freuen uns, Sie weiterhin zu unseren Kunden zählen zu dürfen. Schreiben Sie: Schön, dass Sie unser Kunde sind! oder Wir freuen uns, dass Sie uns vertrauen.

7. Meiden Sie 08/15-Formulierungen und Phrasen

Behördendeutsch und Juristensprache sind der Feind eines jeden Briefes. Vermeiden Sie Floskeln! Statt: Sehr geehrter Herr Müller! Beiliegend senden wir Ihnen wunschgemäß die angesuchten Unterlagen. Wir würden uns freuen, wenn unsere Dienstleistungen Ihr Interesse finden. Wir erlauben uns, Sie diesbezüglich in den kommenden Tagen zu kontaktieren. Wir hoffen, gedient zu haben und verbleiben mit freundlichen Grüßen

Schreiben Sie: Guten Tag Herr Müller, es freut uns, dass Sie sich für das Service der Muster AG interessieren! Gerne schicke ich Ihnen unsere Informationen plus die aktuelle Preisliste. Ich rufe Sie in den nächsten Tagen an, damit wir eventuell offene Fragen besprechen können. Freundliche Grüße

8. Benutzen Sie abwechselnd „Sie“ und „Wir“

Bringen Sie die Interessen ihrer Leserin oder Ihres Lesers in den Mittelpunkt, nicht Ihre eigenen. Schreiben Sie öfter Sie / Ihr / Ihnen und seltener ich / wir / uns / unser.

Statt: Es ist uns wichtig, dass unsere Kunden mit unserem Angebot zufrieden sind. Schreiben Sie: Ihre Zufriedenheit als Kunde ist uns wichtig.

9. Möglichkeit für Rückfragen anbieten

Versehen Sie Ihren Brief mit einem Rückfrageangebot. Formulieren Sie es möglichst persönlich!

Statt: Für Rückfragen steht Ihnen unser Service Center jederzeit gerne zur Verfügung.

Schreiben Sie: Haben Sie Fragen? Wir freuen uns auf Ihren Anruf / Ihr Mail (Tel.… / Mail…). Haben Sie noch Fragen? Das Service Team steht Ihnen rund um die Uhr… Unser Service Team informiert Sie gerne ausführlich. Rufen Sie an unter der Telefonnummer… Wenn Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich bitte an…

10. PS für Ihre Botschaft nutzen

Nutzen Sie das Postskriptum für eine Botschaft an den Leser, z. B. ein besonderes Angebot.

PS: Auf unserer Website finden Sie heute… Übrigens: Haben Sie schon auf unsere Website geklickt? Dort finden Sie… 

Das war es für heute mit hoffentlich hilfreichen Tipps.

Wir würden uns freuen, wenn wir auch einmal etwas für Sie tun können!

Bis demnächst
Ihre