Rechnung schreiben – aber richtig
Heute soll es um die Anforderungen, die eine Rechnung haben muss, gehen. Da sich viele Unternehmer, vor allem Kleinunternehmer und auch viele mittelständische Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, verliert die laufende Buchhaltung meist an Bedeutung. Um hier Ärger zu vermeiden, ist es sehr empfehlenswert, sich die notwendige Zeit für eine ordnungsmäßige Buchhaltung zu nehmen. Der § 14 des Umsatzsteuergesetzes enthält ausführliche Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat. Dort findet man auch die Regelungen zur Organisation von Rechnungsnummern.
Um zu erreichen, dass das Finanzamt eine Rechnung genehmigt, sind nachfolgende Bestandteile unumgänglich:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
- Name und Anschrift des Unternehmens (man selbst)
- die aktuelle Steuernummer, alternativ auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID)
- Datum der Rechnung fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. der geleisteten Dienste
- Zeitpunkt der Lieferung, auch wenn dieser mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
- Entgelte für Lieferungen und Leistungen, einschließlich Steuersätze und Steuerbefreiungen, sowie Minderungen der Entgelte (Skonto, Rabatt)
- Steuersatz, sowie Steuerbetrag
Warum eine Rechnung nach § 14 UStG schreiben?
Wenn der Empfänger der Rechnung diese genauestens prüft und Fehler bemerkt, hat er das Recht, den Rechnungsbetrag zu kürzen. Und vor allem bei großen Rechnungsbeträgen wäre dies sehr bitter. Außerdem besteht für den Rechnungsempfänger die Gefahr, damit er diese Rechnung nicht steuerlich absetzen kann. Aus diesem Grunde wird sich der Rechnungsempfänger an Sie wenden mit der Bitte um Nachbesserung. Dadurch verzögert sich aber der Ablauf und das wiederum kostet Zeit, Geld und auch Nerven. Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen dringend, die Rechnungen gleich ordnungsgemäß zu schreiben.
Bis zum 01.07.2011 mussten Rechnungen, welche elektronisch versendet wurden, eine elektronische Signatur enthalten. Jetzt sind elektronische Rechnungen den Rechnungen auf Papier gleichgestellt. Näheres dazu werde ich in einem der nächsten Artikel schreiben.
Kleinbetragsrechnungen
Bei den sogenannten Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro) reichen laut § 33 Umsatzsteuer- durchführungs-Verordnung die folgenden Angaben:
- Name und Anschrift des Ausstellers,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art
und Umfang der Dienstleistung, - der Bruttobetrag und
- der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.
Keine Umsatzsteuer = keine Formvorschriften?
Viele Geschäftsleute wissen nicht: Weisen einzelne oder alle Positionen einer Rechnung keine Umsatzsteuer auf, dann ändert das generell nichts an den genannten Informationspflichten! Im Gegenteil: In solchen Fällen ist zusätzlich ein kurzer Hinweis auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuer erforderlich.
Lieferungen und Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG gelten allgemein als umsatzsteuerfrei – genau genommen sind sie das aber nicht: Die Umsatzsteuer wird bei Umsätzen von Kleinunternehmern bloß „nicht erhoben“ (O-Ton Gesetzgeber).
Wie bei einer echten Steuerbefreiung müssen auch Kleinunternehmer den Grund für die fehlende Umsatzsteuer in der Rechnung angeben. Ein Hinweis wie „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“ sorgt für Klarheit. Damit ist eigentlich alles gesagt.
Auf alle anderen Pflichtbestandteile einer Rechnung haben solche Sonderregelungen keine Auswirkung: Zwar weisen umsatzsteuerliche Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus und die Aufschlüsselung nach Umsatzsteuersätzen erübrigt sich auch. Aber alle anderen Angaben sind unverzichtbar. Laut aktuellem Umsatzsteuer-Anwendungserlass gilt das ausdrücklich auch für die Angabe der Rechnungs- und Steuernummer!
Auch die Vergabe einer ordnungsgemäßen Rechnungsnummer oder auch die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen sind ein Thema für sich. Aber auch das werden wir in einem der nächsten Artikel näher beleuchten.
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