Rechnung schreiben – aber richtig

Heute soll es um die Anfor­de­run­gen, die eine Rech­nung haben muss, gehen. Da sich viele Unter­neh­mer, vor allem Kleinunternehmer und auch viele mittelständische Unternehmen auf ihr Kern­ge­schäft konzentrieren, verliert die lau­fende Buch­hal­tung meist an Bedeutung. Um hier Ärger zu vermeiden, ist es sehr empfehlenswert, sich die notwendige Zeit für eine ordnungsmäßige Buch­hal­tung zu neh­men. Der § 14 des Umsatzsteuergesetzes enthält ausführliche Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat. Dort fin­det man auch die Rege­lun­gen zur Orga­ni­sa­tion von Rechnungsnummern.

Um zu erreichen, dass das Finanzamt eine Rechnung genehmigt, sind nachfolgende Bestandteile unumgänglich:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
• Name und Anschrift des Unternehmens (man selbst)
• die aktuelle Steuernummer, alternativ auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID)
• Datum der Rechnung fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. der geleisteten Dienste
• Zeitpunkt der Lieferung, auch wenn dieser mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
• Entgelte für Lieferungen und Leistungen, einschließlich Steuersätze und Steuerbefreiungen, sowie Minderungen der Entgelte (Skonto, Rabatt)
• Steuersatz, sowie Steuerbetrag

Warum eine Rech­nung nach § 14 UStG schreiben?

Wenn der Emp­fän­ger der Rechnung diese genauestens prüft und Feh­ler bemerkt, hat er das Recht, den Rech­nungs­be­trag zu kür­zen. Und vor allem bei großen Rechnungsbeträgen wäre dies sehr bitter. Außerdem besteht für den Rech­nungs­emp­fän­ger die Gefahr, damit er diese Rech­nung nicht steuerlich abset­zen kann. Aus diesem Grunde wird sich der Rechnungsempfänger an Sie wenden mit der Bitte um Nach­bes­se­rung.  Dadurch ver­zö­gert sich aber  der Ablauf und das wiederum kos­tet  Zeit, Geld und auch Ner­ven. Aus diesem Grund emp­fehle ich Ihnen dringend, die Rech­nun­gen gleich ordnungsgemäß zu schreiben.

Bis zum 01.07.2011 muss­ten Rech­nungen, welche elek­tro­nisch versendet wur­den, eine elek­tro­ni­sche Signa­tur ent­hal­ten. Jetzt sind elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen den Rech­nun­gen auf Papier gleich­ge­stellt. Nähe­res dazu werde ich in einem der nächs­ten Artikel schreiben.

Klein­be­trags­rech­nun­gen

Bei den sogenannten Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro) reichen laut § 33 Umsatzsteuer- durchführungs-Verordnung die folgenden Angaben:

1. Name und Anschrift des Ausstellers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art
   und Umfang der Dienstleistung,
4. der Bruttobetrag und
5. der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.

Keine Umsatzsteuer = keine Formvorschriften?

Viele Geschäftsleute wissen nicht: Weisen einzelne oder alle Positionen einer Rechnung keine Umsatzsteuer auf, dann ändert das generell nichts an den genannten Informationspflichten! Im Gegenteil: In solchen Fällen ist zusätzlich ein kurzer Hinweis auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuer erforderlich.

Lieferungen und Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG gelten allgemein als umsatzsteuerfrei – genau genommen sind sie das aber nicht: Die Umsatzsteuer wird bei Umsätzen von Kleinunternehmern bloß „nicht erhoben“ (O-Ton Gesetzgeber).

Wie bei einer echten Steuerbefreiung müssen auch Kleinunternehmer den Grund für die fehlende Umsatzsteuer in der Rechnung angeben. Ein Hinweis wie „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“ sorgt für Klarheit. Damit ist eigentlich alles gesagt.

Auf alle anderen Pflichtbestandteile einer Rechnung haben solche Sonderregelungen keine Auswirkung: Zwar weisen umsatzsteuerliche Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus und die Aufschlüsselung nach Umsatzsteuersätzen erübrigt sich auch. Aber alle anderen Angaben sind unverzichtbar. Laut aktuellem Umsatzsteuer-Anwendungserlass gilt das ausdrücklich auch für die Angabe der Rechnungs- und Steuernummer!

Auch die Vergabe einer ordnungsgemäßen Rechnungsnummer oder auch die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen sind ein Thema für sich. Aber auch das werden wir in einem der nächsten Artikel näher beleuchten.

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