Welche Geschäftsunterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?

Auf den Schreibtischen und in den Regalen türmen sich die Geschäftsunterlagen. Das ist Grund genug, von Zeit zu Zeit mal wieder „ausmisten“ zu wollen. Wer Aktenordner und Ablagen ausmisten will, dem stellt sich dann aber bald die Frage: Welche Akten kann ich bedenkenlos wegwerfen? Jeder Unternehmer ist verpflichtet, für seine geschäftlichen Unterlagen bestimmte Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Geregelt wird dies zum einen im Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 und zum anderen in den Aufbewahrungsvorschriften des § 147 der Abgabenordnung (AO). Das Finanzamt verlangt, dass alle für die Besteuerung entscheidenden Dokumente gut aufbewahrt werden müssen. Es könnte durchaus sein, dass die Geschäftsdokumente später im Zuge einer Betriebsprüfung genau unter die Lupe genommen werden.

Je nach Bedeutung der Unterlagen wird im Steuer- und Handelsrecht übereinstimmend zwischen zwei Aufbewahrungsfristen unterschieden: sechs und zehn Jahre. Unterlagen, welche in keine der beiden Kategorien fallen, darf man sofort vernichten.

Die volle Frist: 10 Jahre

Unternehmer, die nicht zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet sind, müssen nur die folgenden Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahren:

• die jährlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnungen und Anlagenverzeichnisse,
• alle Belege über betriebliche Einnahmen und Ausgaben (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Quittungen, Lieferscheine) und die dazugehörigen Verträge etc.

Es empfiehlt sich auch, die Steuererklärungen und Steuerbescheide aufzubewahren.

Die kurze Frist: 6 Jahre

Auch der betriebliche Schriftwechsel ist für das Finanzamt interessant – mit 6 Jahren ist die Aufbewahrungsfrist allerdings wesentlich kürzer. Aufbewahrt werden müssen sowohl die

• eingegangenen Geschäftsbriefe als auch
• die Kopien der verschickten Geschäftsbriefe.

Die Form dieser Geschäftsbriefe ist nebensächlich. Nicht nur das eigentliche Anschreiben einer Anfrage, eines Angebots oder Bestätigungsschreibens ist als Geschäftsbrief einzustufen, sondern auch die dazu gehörigen Anlagen (z. B. Preislisten, Lieferscheine etc.). Auch ein- und ausgehende Mahnungen, sowie Reklamationen gehören zu den Geschäftsbriefen, welche mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Das Kalenderjahr entscheidet

Die Aufbewahrungsfristen werden generell vom Ende des Kalenderjahres an gerechnet, in dem die letzte Eintragung in das Dokument vorgenommen worden ist. Es kommt nicht darauf an, auf welches Geschäftsjahr sich das Dokument bezieht. Interessant: Eine sehr übersichtliche Zusammenstellung, was die Aufbewahrungsfristen betrifft, findet man bei akademie.de!

So überleben Dokumente die Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich gilt:

• Die Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, Anlagenverzeichnisse sowie Ein- und Ausgangsrechnungen müssen im Papier-Original aufbewahrt werden.
• Bei den übrigen Buchungsbelegen und Geschäftsbriefen reicht es aus, wenn diese in gescannter Form archiviert werden und immer originalgetreu lesbar gemacht werden können (das heißt mit dem Original „bildlich übereinstimmen“).
• Bei den sonstigen Unterlagen ist es ausreichend, wenn diese mit dem Original
  „inhaltlich übereinstimmen“ (hier genügt z.B. die Schwarzweiß-Darstellung eines farbigen Originals).

Extra-Tipp: Bei bestimmten Papiertypen, den sogenannten Thermokopierpapier, das z. B. für Tankrechnungen oder auch Kassenbons verwendet wird, verblasst bei längerer Lagerung die Schrift. Für steuerliche Zwecke ist es deshalb dringend erforderlich, die Originale noch einmal zu kopieren und zusammen mit dieser Kopie aufzubewahren.

Schützen Sie elektronische Daten

Viele Unternehmen archivieren ihre Dokumente mittlerweile elektronisch. Aber auch diese Daten müssen langfristig erreichbar bleiben. Auf folgende Punkte sollte man achten:

• Ein Medium auswählen, welches die Möglichkeit bietet, auch über einen Zeitraum von mehreren Jahren noch lesbar zu sein.
• Für die sichere Aufbewahrung von Dateien bieten sich Speichermedien an, die nur einmal beschrieben werden können, so z. B. die CD-R und die DVD-R. Anders als bei wiederbeschreibbaren Speichermedien (z.B. Festplatten, USB-Sticks oder DVD-RW) können diese weder unabsichtlich noch mutwillig (z.B. durch Schadprogramme) überschrieben oder gelöscht werden.

Von den gegenwärtig vorhandenen Speichermedien hält die DVD-R diesen Eigenschaften am ehesten stand. Jedoch ist auch die Haltbarkeit dieser Medien sehr begrenzt. So muss man bei vielen Rohlingen schon nach drei bis fünf Jahren mit den ersten Mängeln rechnen, die allerwenigsten Produkte halten acht bis zehn Jahre durch. Alle elektronisch archivierten Daten sollte man daher regelmäßig kontrollieren und eventuell auf ein neues Medium kopiert werden.

Fazit: Buchungsbelege und Abschlussunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden; alle anderen  Unterlagen, welche im Zusammenhang mit ein- und ausgehenden Aufträgen stehen oder aus anderen Gründen für das Finanzamt von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Vor dem endgültigen „Ausmisten“ sollte man mit einem Steuerberater abklären, ob in einzelnen Fällen besondere Aufbewahrungspflichten bestehen.

PS: Nicht nur Papierdokumente unterliegen den Aufbewahrungsfristen, auch E-Mails, Faxe, Fernschreiben oder Telexe fallen darunter.

Links zum Thema
IHK  Steuerliche Aufbewahrungsfristen

Freundliche Grüße
Ihre