Vermutlich versenden Sie in Ihrem Job täglich Faxe. Es geht sehr schnell und viele Angelegenheiten können so problemlos erledigt werden. Aber wissen Sie eigentlich auch, wann man das Versenden eines Faxes besser bleiben lässt, ob man immer ein Deckblatt verwenden sollte oder wie es mit der Rechtslage aussieht, wenn es um die Beweiskraft im Falle einer Streitigkeit geht? Telefax setzt sich zusammen aus „tele“ (fern) und „fax“ (faksimile), womit die exakte Kopie eines Originals gemeint ist. Mit dem Einzug der E-Mails trat das Telefax jedoch immer mehr in den Hintergrund.
Vorteile eines Faxes
Das Fax:
- ist ein schneller und wirtschaftlicher Versandweg.
- ist hervorragend für die Übermittlung von Anlagen geeignet,
die nicht als Datei zur Verfügung stehen. - ist besonders optimal für kurze Texte mit förmlichem Inhalt
wie Anfragen, Angebote oder auch Auftragsbestätigungen. - kann persönlich unterschrieben werden – was ein entscheidender
Vorteil gegenüber einer E-Mail ist. - ist eine Alternative, wenn Ihr Gegenüber aus technischen Gründen
per E-Mail nicht erreichbar ist. - ist gut, wenn man mehrere Personen schnell erreichen muss oder
wenn gewisse Informationen unbedingt auf Papier vorliegen müssen
(z.B. Wegbeschreibungen).
Die Form
Sehr oft schenkt man der Korrespondenz per Brief viel mehr Aufmerksamkeit als der Korrespondenz mit dem Telefax. Dabei handelt sich bei einem Telefax ganz genauso um ein verbindliches Schriftstück, welches ebenfalls als Visitenkarte gilt. So sollte auf jeden Fall das Corporate Design eingehalten werden. Auch das Telefax muss zum Erscheinungsbild des Briefbogens Ihres Unternehmens passen.
Außerdem ist auch eine professionelle Gestaltung des Layouts (Anschriftenfeld, Logo, Schrift, Anordnung der einzelnen Elemente, komplette Angaben im Infoblock) sehr wichtig.
Die rechtliche Seite
Für alle Dokumente, welche Original oder auch mit Originalunterschrift vorliegen müssen, sind Faxe nur ausnahmsweise geeignet. Besonders bei Anwalts- und Behördenschreiben muss der Originaltext mit Unterschrift auch per Post geschickt werden.
Das Deckblatt – wirklich notwendig?
Ein Deckblatt sollten Sie grundsätzlich nur bei mehrseitigen Schreiben verwenden. Wenn Sie häufig faxen, können Sie ein Deckblatt entwerfen, welches folgende Angaben enthalten sollte:
- Anschrift, Telefon- und Faxnummer des Absenders
- Anschrift und Faxnummer des Empfängers
- Datum und Zahl der gefaxten Seiten inklusive Deckblatt.
Schreiben Sie unter jedes Fax:
- Dieses Telefax besteht aus x Seiten – einschließlich Deckblatt.
- Ist der Text unvollständig oder schlecht lesbar? Dann geben
Sie uns Bescheid: Telefon: xxx, Telefax: xxx. Danke.
Antworten Sie direkt auf dem Fax
Sie sparen Papier und Zeit, wenn Sie direkt auf ein eingegangenes Fax antworten, wenn Sie Ihre Kurzantwort einfach handschriftlich darauf vermerken, unterschreiben und das Fax dann sofort wieder an den Absender zurücksenden.
Das Übertragungsprotokoll
Stellen Sie das Faxgerät so ein, damit Sie immer ein Übertragungsprotokoll bekommen. Beachten Sie, dass im Streitfall ein Übertragungsprotokoll vor Gericht kein Beweis dafür ist, dass Ihr Fax angekommen ist. Bitten Sie bei wichtigen Dokumenten den Empfänger darum, den Empfang zu bestätigen und schicken Sie die Unterlagen anschließend auf dem Postweg als Einschreiben mit Rückschein.
Das Übertragungsprotokoll sollten Sie trotzdem gemeinsam mit dem Fax aufbewahren. Auf gar keinen Fall sollten Sie es sofort wegwerfen.
Was Sie nicht per Fax versenden sollten
Verschicken Sie grundsätzlich keine Kondolenzschreiben und Einladungen per Fax. Das wirkt unpersönlich. Bei einem geschäftlichen Erstkontakt sollten Sie auf den Einsatz von Fax verzichten, schreiben Sie in diesem Fall immer einen richtigen Brief. Versenden Sie auch niemals persönliche oder vertrauliche Mitteilungen per Fax.
Ebenfalls rechtlich verbindliche Schreiben wie Abmahnungen oder Kündigungen, sollten Sie besser als Einschreiben mit Rückschein versenden. Denn nur so können Sie den fristgerechten Zugang nachweisen.
Versenden Sie nie unaufgeforderte Werbung per Fax – dies ist in vielen Fällen verboten und die Empfänger können gegen Sie vorgehen.
Faxe vom PC aus versenden
Eine Menge Programmanbieter bietet im Rahmen der Textverarbeitungs- und Kommunikationssoftware die Möglichkeit an, unmittelbar vom PC aus Faxe zu versenden und zu empfangen. So lassen sich z.B. Serienfaxe nachts oder am Wochenende zum Billigtarif versenden. Eingehende Faxe kann man sich ausdrucken lassen.
Bei Faxnachrichten vom PC können Sie die entsprechende Unterschrift einscannen oder unter Ihrem getippten Namen folgende Notiz schreiben: „Dies ist ein Computerfax und deshalb nicht unterschrieben.“
Ihre
