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E-Mail-Etikette – was man beachten sollte

E-Mails gut und richtig schreiben

Ungeschriebene Gesetze, die man beachten sollte

Es gab Zeiten, da kam man in den Büros noch ohne Internet aus. Wörter wie „World Wide Web“ oder auch „Mailaccount“ waren meist fremd. Es wurden Briefe, Faxe und Telegramme geschrieben, aber elektronische Post verschickte niemand. Als dann die E-Mails in den Firmen Einzug hielten, mussten sich viele erst einmal daran gewöhnen. Heutzutage ist der professionelle Umgang mit der elektronischen Post eine Selbstverständlichkeit. Schreibfehler werden gerade bei E-Mails gern übersehen. Das Wichtigste rund um das Thema E-Mail haben wir für Sie recherchiert.

E-Mail gegen klassischen Brief

An und für sich ist eine E-Mail nichts anderes als die elektronische Version des klassischen Briefs. Aus diesem Grunde gilt für E-Mails nichts anderes wie für Geschäftsbriefe, die mit der Post verschickt werden. Das schließt Höflichkeit, eine passende Anrede und eine Grußformel mit ein. Auch bei einer E-Mail gibt es einen korrekten Kommunikationsstil.

Persönliche E-Mails sind tabu

Da eine E-Mail schnell und bequem zu versenden ist, ist sie quasi schon fast zum einzigen Mittel der Kommunikation geworden. Trotzdem kann man nicht alles problemlos vermitteln. So sollten persönliche oder vertrauliche Nachrichten nicht per E-Mail verschickt werden. Oder man kontaktiert den Ansprechpartner persönlich oder per Telefon.

Niemanden beleidigen

Da ein Arbeitgeber prinzipiell das Recht hat, E-Mails, die innerhalb der Arbeitszeit versandt wurden, zu kontrollieren, sollte man davon absehen, in einer E-Mail über die Firma oder andere Mitarbeiter — einschließlich des Chefs — negativ zu reden. Versenden Sie daher per Mail nur Nachrichten, die jeder lesen darf.

Das Layout – nicht übertreiben

Angeblich beeinflusst Farbe die menschliche Psyche. Da wäre es doch quasi naheliegend, unangenehme Mails auf einem leicht grünen Hintergrund zu schreiben und positive Nachrichten strahlend gelb zu gestalten. Übertreiben Sie nicht, denn Ihre E-Mail soll doch seriös und vertrauenswürdig wirken und zudem noch gut zu lesen sein. Wählen Sie also lieber ein schlichtes Layout für Ihre E-Mail-Korrespondenz.

Kurz, knapp und präzise

Eine E-Mail kurz und präzise zu halten, ist meist gar nicht so leicht und oft braucht man genauso viel Zeit wie für eine lange Nachricht. Vergessen Sie aber dabei nicht, dass der Empfänger genauso viel Zeit benötigt, wenn er sich seitenlange Mails durchlesen muss. Fassen Sie sich kurz und beschränken sich auf das Wesentliche.

Die Betreffzeile

Stellen Sie sich folgendes vor: Ihr Posteingang zeigt ungelesene Mails an. Worauf achten Sie eigentlich als Erstes? Vermutlich auch auf die Absenderadresse und den Betreff. Und genau deshalb ist es sehr wichtig, einen konkreten Betreff anzugeben, dass der Empfänger gleich genau weiß, worum es geht. Unterlassen Sie lange Sätze in der Betreffzeile, diese werden meist von der E-Mailsoftware nur zum Teil angezeigt.

Cc und Bcc – ein Rätsel?

Diese beiden Felder können Sie verwenden, wenn Sie dieselbe E-Mail an viele Empfänger verschicken möchten. Benutzen Sie das Cc-Feld, kann jeder einzelne Empfänger erkennen, an wen Sie diese E-Mail noch gesendet haben. Im Bcc-Feld dagegen können Sie differenziert die Empfänger eingeben, ohne dass dies für jeden einzelnen sichtbar ist.

Cc steht übrigens für das englische „carbon copy“ und Bcc für „blind carbon copy“.

Rechtschreibung und Stil

Achten Sie auch in Ihren E-Mails unbedingt auf eine korrekte Rechtschreibung, Satzbau und Grammatik. Verwenden Sie Groß- und Kleinschreibung, schreiben Sie logische Absätze und keine zu langen Sätze. So wirkt der Text überschaubarer, verständlicher und ist auch viel leichter zu lesen. Verzichten Sie auf  besondere Formatierungen, da man nicht zwangsläufig davon ausgehen kann, dass das E-Mail-Programm des Empfängers diese verwerten kann. Im internationalen E-Mail-Verkehr sollten im gesamten Text keine Umlaute verwendet werden. Lesen Sie in Ihre E-Mail immer noch einmal genau durch, bevor Sie diese verschicken.

Versenden von Anhängen

Per E-Mail können Sie auch Fotos, kurze Videos oder MP3-Files versenden, indem man diese Dateien an die eigentliche Nachricht anhängt. Man nennt dies auch Attachments. Ein Problem dieser „Anhänge“ ist, dass dadurch die Datenmenge vergrößert wird. Wenn diese dann auch noch sehr groß sind, blockieren sie den Empfänger für längere Zeit, da das Herunterladen oft sehr lange dauert. Man sollte vorher genau abschätzen, ob man eine Datei an die Nachricht anhängt oder nicht. Wenn Sie Attachments einsetzen, sollten Sie Ihre Dateien komprimieren.

Beantworten Sie E-Mails innerhalb eines Geschäftstages

Wer kennt das nicht, man hat viel zu tun oder ist gestresst? Trotz allem sollten Sie E-Mails, die Sie empfangen haben, nicht „liegen“ lassen und diese zeitgerecht beantworten. Die Antwort sollte immer während eines Geschäftstages erfolgen. Benachrichtigen Sie den Absender, wenn die Bearbeitung seiner Fragen mal etwas länger dauert.

Wir helfen Ihnen gerne weiter, schauen Sie sich doch einmal unser Leistungsangebot an. Wir würden uns sehr freuen, wenn wir Ihnen behilflich sein können.

Herzliche Grüße
Ihre

Schreibservice Manuela Möckel

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