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Pflichtangaben in E-Mails – was man als Unternehmer beachten muss

Beim Saubermachen meines Posteingangs fällt mir doch immer wieder auf, dass manche E-Mails noch immer keine gültigen Signaturen verwenden. Deshalb möchte ich hier noch mal auf die rechtlichen Pflicht- angaben hinweisen.

Nicht vergessen – es gibt Pflichtangaben für E-Mails

Schon seit dem 01. Januar 2007 gilt das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG). Dieses Gesetz stellt klar, dass auch in E-Mails die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe enthalten sein müssen. Der Gesetzgeber hat dadurch deutlich gemacht, dass nicht nur ein klassischer Geschäftsbrief auf Papier diese Pflichtangaben enthalten muss, sondern auch Telefaxe und E-Mails. Ein Geschäftsbrief liegt bei jeder nach außen gerichteten, geschäftlichen Mitteilung vor. Schreiben, welche das eigene Unternehmen nicht verlassen, sind auch keine “Geschäftsbriefe”.

Generell müssen die folgenden Pflichtangaben in allen externen E-Mails – wie auch allen Schreiben und Telefaxen – enthalten sein:

  • Firma entsprechend Eintragung im Handelsregister
    und einschließlich Rechtsformzusatz
  • Sitz der Gesellschaft
  • Zuständiges Registergericht
  • Registernummer
  • Namen aller Geschäftsführer bzw. Vorstände
  • Name des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls ein Aufsichtsrat besteht

Wer muss Pflichtangaben machen?

  • Einzelkaufleute (§ 37a HGB)
  • Personenhandelsgesellschaften, insbesondere OHG, KG
    und GmbH & Co. KG (§§ 125a, 177a HGB)
  • GmbHs (§ 35a GmbHG)
  • Aktiengesellschaften (§ 80 AktG)
  • Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 PartGG, § 125a HGB)
  • Genossenschaften (§ 25a GenossenschaftsG)

Keine Pflichtangaben sind notwendig für Freiberufler, Einzel- unternehmer, die keine Kaufleute sind, und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR). Allerdings können sich ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften, z. B. § 15b GewO ergeben.

Welche E-Mails müssen die Pflichtangaben enthalten?

E-Mails sind Geschäftsbriefe, wenn sie an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies ist der Fall bei geschäftlichen Schreiben, die an eine oder mehrere Personen oder Gesellschaften adressiert sind, dazu gehören z. B. Angebotsschreiben, Lieferschein, Schreiben zur Anbahnung eines Geschäfts. Entscheidend ist, ob der Inhalt für den individuellen Empfänger bestimmt ist.

Hinweis: Die Pflichtangaben müssen in allen E-Mails enthalten sein, die das eigene Unternehmen verlassen. Es ist deshalb darauf zu achten, dass entsprechende automatisch erstellte Signaturen generell angewendet werden.

Pflichtangaben in automatischen Signaturen externer
E-Mails

E-Mails müssen die Pflichtangaben in einer lesbaren Schriftgröße enthalten. Nicht empfehlenswert ist es, diese Angaben nur in einer angehängten Visitenkarte zur Verfügung zu stellen, denn nicht jeder kann derartige Anhänge öffnen. Auch ein Link auf das Impressum einer Unternehmenswebsite reicht nicht aus. Es ist zu empfehlen, die Angaben in eine automatische E-Mail-Signatur aufzunehmen, in der auch die – nicht zu den Pflichtangaben gehörende – Adresse und die Telefon- und Faxnummer des Unternehmens stehen sollten.

Mögliche Folgen unterlassener Pflichtangaben

Das Registergericht kann gegen unterlassene Pflichtangaben mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000,00 Euro vorgehen. Derartige Zwangsgelder sind allerdings selten und spielen in der Praxis kaum eine Rolle.

In der Praxis sind Abmahnungen die wichtigste Sanktion unterlassener Pflichtangaben. Die Presse hat bereits vor einer drohenden “Abmahnwelle” gewarnt. Ob diese tatsächlich eintritt, ist allerdings fraglich, denn im Normalfall wird das Unterlassen einzelner Pflichtangaben – oft fehlen die Registerangaben – nicht zu einer Abmahnung berechtigen, da sie nicht geeignet sind, den Wettbewerb erheblich zu beeinträchtigen.

Die Gesetzestexte zum Nachlesen:

http://bundesrecht.juris.de/gmbhg/…

http://bundesrecht.juris.de/aktg/…

http://bundesrecht.juris.de/geng/…
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Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen geholfen. Wenn Sie Hilfe brauchen, wenden Sie sich doch vertrauensvoll an uns. Wir helfen Ihnen gern.

Herzliche Grüße
Ihre

Schreibservice Manuela Möckel

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